CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ:
- Chức năng nhiệm vụ chung:
- Các phòng nghiệp vụ là bộ phận giúp việc cho Ban Tổng giám đốc thực hiện các chức năng quản lý các lĩnh vực được phân công theo chức năng nhiệm vụ cụ thể của từng phòng;
- Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Ban Tổng giám đốc Công ty mọi hoạt động của phòng và các lĩnh vực được phân công;
- Quản lý tài sản, cơ sở vật chất, phương tiện, thiết bị, vật tư của phòng theo quy định; thực hiện nghiêm túc quy trình sử dụng, bảo quản, bảo dưỡng, sửa chữa và sử dụng đúng mục đích, có hiệu quả;
- Chấp hành nghiêm chỉnh chế độ, chính sách, pháp luật của Nhà nước, nội quy, quy chế của Công ty và thực hiện những nhiệm vụ khác được Ban Tổng giám đốc Công ty giao;
- Ngoài các chức năng nhiệm vụ cụ thể thì tùy vào tình hình thực tiễn các Phòng nghiệp vụ phải thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo Công ty giao.
- Chức năng nhiệm vụ cụ thể:
2.1. Phòng Quản trị - Tài chính
- Gồm có: 01 Trưởng phòng, 01 Phó phòng và một số nhân viên.
Chức năng nhiệm vụ:
- Thực hiện công tác tổ chức, quản trị, thi đua, khen thưởng, kỷ luật, tiền lương, công tác kế toán, tài chính, an toàn vệ sinh lao động;
- Tổ chức thực hiện và quản lý các văn bản đi, các văn bản đến theo đúng chế độ quy định của công tác văn thư, thực hiện công tác lưu trữ các công văn, giấy tờ;
- Ký sao y bản chính các giấy tờ hành chính trong phạm vi được ủy nhiệm; cấp phát giấy giới thiệu và giấy đi đường cho cán bộ, người lao động trong Công ty theo sự ủy nhiệm của Tổng Giám đốc;
- Quản lý con dấu, bộ tên, hồ sơ nhân sự, tài sản của công ty và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động như chế độ BHXH, BHYT, BHTN,… giải quyết nghỉ ốm đau, thai sản, thôi việc theo các quy định hiện hành;
- Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ an ninh trật tự tại văn phòng Công ty;
- Quản lý và điều động xe của Công ty theo quy định;
- Quản lý và điều hành trang web, quản lý sổ cổ đông của công ty;
- Tổ chức tiếp đón khách đến làm việc với Công ty; Trang trí khánh tiết trong các ngày tổ chức Hội nghị, Đại hội và các cuộc họp;
- Lập kế hoạch và thực hiện sửa chữa, chống xuống cấp cơ sở vật chất, nhà cửa, điện nước khu vực văn phòng Công ty. Tổ chức nghiệm thu, theo dõi quyết toán;
- Thực hiện mua sắm, cấp phát trang thiết bị đã được Tổng Giám đốc phê duyệt. Theo dõi, quản lý, hướng dẫn sử dụng tài sản, vật tư thông dụng đã cấp phát cho các Chi nhánh hoặc các trang thiết bị tại văn phòng Công ty. Kiểm kê tài sản và quản lý theo quy định;
- Xây dựng hồ sơ về nhân sự, tài chính phục vụ công tác đấu thầu;
- Quản lý, kiểm tra, hướng dẫn và thực hiện chế độ kế toán - thống kê; quản lý tài chính, tài sản theo điều lệ, quy chế tài chính của Công ty và theo quy định của Nhà nước;
- Có quyền và có trách nhiệm báo cáo, đề xuất ý kiến với lãnh đạo Công ty về các vi phạm về quản lý tài chính, kế toán trong phạm vi đơn vị;
- Đề nghị lãnh đạo Công ty: khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, nâng bậc và các quyền lợi khác đối với tập thể và các cá nhân thuộc phòng quản lý;
- Hạch toán các công trình đảm bảo về vốn lưu động cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo kế hoạch, bảo toàn và phát triển vốn của Công ty và các cổ đông;
- Chủ trì trong việc thực hiện định kỳ công tác báo cáo tài chính, kiểm kê, đánh giá tài sản trong Công ty, kiến nghị thanh lý tài sản, vật tư tồn đọng kém chất lượng không có nhu cẩu sử dụng;
- Thực hiện bảo quản, lưu trữ hồ sơ tài liệu kế toán theo quy định.
- Trưởng phòng Quản trị - Tài chính được thừa lệnh Tổng Giám đốc về việc điều động nhân sự theo yêu cầu để phù hợp với thực tế công việc của Công ty và ký các văn bản, giấy tờ liên quan tới công việc theo ủy nhiệm của Tổng Giám đốc.
- Chủ trì phối hợp với các phòng nghiệp vụ xây dựng, trình duyệt kế hoạch PCCC, công tác bảo hộ lao động theo quy định, phù hợp với đối tượng lao động và quy trình sản xuất của Công ty;
2.2. Phòng Kế hoạch - Kinh doanh
- Gồm có: 01 Trưởng phòng, 01 Phó phòng và một số nhân viên.
Chức năng nhiệm vụ:
- Phòng Kế hoạch – Kinh doanh Công ty có chức năng quản lý, điều hành các hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty. Tham mưu, giúp việc Tổng Giám đốc Công ty trong các lĩnh vực về xây dựng định hướng, phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh và đầu tư; công tác thống kê tổng hợp, triển khai sản xuất kinh doanh; công tác lập dự toán, quản lý hợp đồng kinh tế và thanh quyết toán hợp đồng kinh tế; công tác đấu thầu, tổ chức sản xuất kinh doanh, tìm kiếm hợp đồng kinh tế;
- Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, công tác quản lý bảo trì đường thuỷ và công tác điều tiết đảm bảo giao thông hàng năm. Cùng các phòng nghiệp vụ tham mưu cho Tổng Giám đốc về công tác giao khoán các hạng mục công việc cho các đơn vị;
- Chủ động phối hợp với các phòng nghiệp vụ các đơn vị trực thuộc, phân bổ khối lượng tháng, quý, năm cho các Chi nhánh, trình Tổng Giám đốc phê duyệt để các Chi nhánh thực hiện;
- Chủ trì, phối hợp với các phòng nghiệp vụ lập hồ sơ đề xuất nhận thầu, hồ sơ dự thầu các công trình, dự án mà Công ty tham gia nhận thầu và đấu thầu;
- Chủ động giao dịch, đàm phán, trao đổi thông tin với khách hàng trước khi đi đến ký kết hợp đồng các công trình sản xuất kinh doanh, hồ sơ thanh quyết toán khi kết thúc công trình;
- Chủ trì, phối hợp với các phòng nghiệp vụ soạn thảo, đàm phán và ký kết các hợp đồng kinh tế, thương mại và dịch vụ của Công ty. Quản lý, theo dõi và xử lý những tranh chấp phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng;
- Tìm kiếm hợp đồng và phát triển ngành nghề kinh doanh theo chiến lược của Công ty;
- Phối hợp với phòng Quản trị - Tài chính xây dựng nhu cầu và kế hoạch vốn cho công tác sản xuất kinh doanh, phân tích hiệu quả kinh tế của các công trình;
- Chủ trì phối hợp với các đơn vị trong việc lập hồ sơ, theo dõi quản lý tài sản của công ty.
2.3. Phòng Kỹ thuật - Công trình
- Gồm có: 01 Trưởng phòng, 01 Phó phòng và một số nhân viên;
Chức năng nhiệm vụ:
- Tham mưu giúp việc Tổng Giám đốc trong lĩnh vực về công tác kỹ thuật, công nghệ, định mức kinh tế kỹ thuật và chất lượng sản phẩm, kiểm tra giám sát việc quản lý các phương tiện thiết bị tại các Chi nhánh;
- Thiết kế, triển khai thực hiện, giám sát về kỹ thuật, chất lượng, tiến độ các công trình do Công ty làm chủ đầu tư;
- Lập phương án điều chỉnh, bổ sung, thay thế hệ thống báo hiệu ĐTNĐ hàng năm theo trên phạm vi quản lý của Công ty;
- Lập hồ sơ đề xuất kỹ thuật dự thầu các công trình: quản lý, bảo trì ĐTNĐ; điều tiết khống chế đảm bảo giao thông thủy; công trình sản xuất, bổ sung, thay thế và sửa chữa báo hiệu; ....);
- Quản lý, thực hiện và kiểm tra công tác kỹ thuật, thi công giám sát, nghiệm thu chất lượng các công trình do Công ty thực hiện nhằm đảm bảo tiến độ, an toàn, chất lượng, khối lượng và hiệu quả kinh tế trong toàn Công ty;
- Trên cơ sở các hợp đồng đã ký kết, xây dựng phương án thi công, trình chủ đầu tư, tư vấn giám sát phê duyệt, thực hiện, theo dõi tiến độ, kiểm tra chất lượng, tổ chức nghiệm thu công trình, sản phẩm định kỳ hàng tháng, quý, năm với chủ đầu tư và nội bộ và khi kết thúc công trình;
- Theo dõi tiến độ, giám sát chất lượng các hợp đồng sản xuất kinh doanh và tư vấn giám sát của Công ty, đôn đốc kiểm tra giám sát trong suốt quá trình triển khai thực hiện; phát hiện kịp thời các khó khăn, vướng mắc tham mưu cho Tổng Giám đốc khắc phục, điều chỉnh kịp thời phù hợp với tình hình thực tế;
- Đề xuất với lãnh đạo Công ty về các biện pháp quản lý nhằm tăng năng suất lao động, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh;
- Giám sát các hợp đồng tư vấn giám sát mà Công ty ký với chủ đầu tư;
- Xây dựng và quản lý hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật đường thủy nội địa và các sản phẩm khác của Công ty, quản lý, điều hành hoạt động hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015;
- Liên hệ với các cơ quan hữu quan và địa phương để thực hiện các công việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ được giao;
- Thực hiện công tác cập nhật lưu trữ hồ sơ kỹ thuật, chất lượng cơ sở hạ tầng và các công trình mà Công ty thực hiện theo quy định;
- Xây dựng kế hoạch, kiểm tra và thực hiện công tác sửa chữa phương tiện, thiết bị của Công ty theo định kỳ và đột xuất hàng năm trình lãnh đạo phê duyệt;
- Kiểm tra các phương tiện của Công ty, giám sát sửa chữa phương tiện thiết bị của Công ty;
- Phối hợp thực hiện hạng mục công tác quản lý bảo trì đường thủy nội địa dùng phương tiện cao tốc;
- Xây dựng kế hoạch và phương án sử dụng các phương tiện, thiết bị phù hợp với công tác sản xuất của Công ty trong từng giai đoạn. Đề xuất, sắp xếp, bố trí mua sắm thanh lý phương tiện phù hợp với tình hình thực tế tại các đơn vị trực thuộc;
- Tổ chức kiểm tra, giám sát các đơn vị trực tiếp sử dụng phương tiện để đảm bảo duy trì phương tiện hoạt động tốt.
